APPRAISAL DAN EVALUASI GAJI

Fungsi Appraisal adalah sebagai paramater yang menunjukkan kemampuan kinerja individu. Melalui appraisal ini, karyawan dapat mengetahui pencapaian kinerjanya. Mengetahui apa kelebihan dan kekurangannya. Sehingga mereka dapat meningkatkan kinerjanya. Dengan mengetahui kekuatannya, mereka dapat fokus pada apa yang menjadi kelebihannya. Dengan mengetahui kelemahannya, mereka dapat melakukan langkah-langkah memperbaikinya.

Appraisal juga berfungsi memberikan gambaran tentang permasalahan yang berpengaruh pada kinerja karyawan secara keseluruhan. Informasi ini dijadikan dasar dalam menentukan kebutuhan pelatihan di perusahaan. Bagian HRD membuat program pelatihan, dan mengukur dampak pelatihan yang dilakukan terhadap peningkatan kinerja bagian atau perusahaan.

Appraisal juga digunakan dalam melakukan evaluasi gaji karyawan. Namun tidak semua manajemen perusahaan yang menerapkannya. Adanya kecenderungan menilai baik akan berpengaruh terhadap hasil penilaian. Sulitnya membedakan karyawan yang berprestasi apabila penilaian berupa huruf diterapkan. Umumnya penilaian dilakukan diakhir periode penilaian, sistem penilaian ini memberikan informasi pada karyawan untuk menjadi baik selama pelaksanaan penilaian. Karyawan berusaha menampilkan kinerjanya pada saat penilaian dilaksanakan. Kondisi ini berpengaruh terhadap hasil penilaian.

Dalam Continuity 360 degree feedback, pelaksanaan penilaian dilakukan setiap bulan sehingga dalam setahun individu dinilai 12 kali. Penilaian ini memberikan informasi pada karyawan untuk bersegera melalukan perbaikan kinerjanya, karena karyawan dapat membandingkan hasil penilaian saat ini dengan sebelumnya.

Informasi hasil penilaian dapat berupa angka maupun huruf ( A, B, C, D, E) sehingga tetap dapat di ranking performancenya. Nilai angka juga dapat digunakan dalam memperhitungkan bonus produksi untuk memotivasi karyawan ( besaran bonus dihitung berdasar atas pencapaian hasil produksi dan dibagikan pada karyawan produksi dan non produksi). Hasil penilaian 12 kali dalam setahun dapat juga diketahui “indeks improvement” dari masing-masing karyawan ( indeks improvement adalah konsistensi individu dalam melakukan peningkatan kinerjanya). Oleh karena itu dapat digunakan untuk melakukan evaluasi gaji berdasar atas budget / anggaran kenaikan gaji karyawan perusahaan.

Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

“Continuity 360 Degree Feedback” dan “improvement”

Improvement sebagai kata kunci menang dalam persaingan. Ada 2 faktor utama yaitu kecepatan berubah dan besarnya perubahan atau banyaknya perubahan. Perubahan besar bisa saja terjadi dengan adanya ide “improvement” yang berdampak  pada performance perusahaan. Perubahan besar bisa dilakukan oleh ide satu atau beberapa orang. Perubahan besar bisa terjadi dan berpengaruh pada kinerja perusahaan, tetapi bagaimana menumbuhkan suatu budaya “improvement” yang menciptakan perubahan terus menerus. Karena untuk unggul kita tak bisa berbuat sesekali.

Individu berubah manakala ia menyadari adanya kekurangan, kesalahan, penyimpangan, belum tercapainya target atau masalah. Dengan kata lain adanya mekanisme feedback yang menginformasikan permasalahan yang terjadi (Continuity Improvement di hasilkan melalui Continuity Feedback). Semakin cepat feedback diberikan semakin besar peluang bagi individu untuk menghasilkan perbaikan. Continuity 360 degree feedback didisain berbasis komputer dan diterapkan dalam periode bulanan atau 2 bulanan. Melalui sistem ini maka hanya dibutuhkan waktu 20 – 30 menit untuk menilai 7 – 10 orang. Kecepatan mengukur hasil inilah yang mendorong individu bersegera melakukan perbaikan kinerjanya. Ingatlah “bukan yang besar, mampu mengalahkan yang kecil, tetapi yang lebih cepat yang mampu unggul dalam persaingan. Oleh karena itu banyak lomba lebih menekankan pengukuran pada kecepatan. Banyak juara lahir karena berlatih untuk menjadi lebih cepat.

Perubahan besar bisa terjadi karena 1 ide besar untuk berubah atau perubahan kecil yang jumlahnya banyak. Suatu ide besar bisa dihasilkan sesekali dan dapat terjadi karena sedikit orang. Tetapi perubahan kecil dapat dilakukan oleh seluruh karyawan. Perubahan besar sulit tercipta continuity, perubahan kecil dan banyak dapat terjadi bila terbentuk budaya improvement di perusahaan. Continuity 360 degree feedback, salah satu sistem yang bisa membentuk budaya perbaikan diperusahaan.

Dalam menumbuhkan budaya dan menciptakan productivity improvement maka sistem appraisal harus dikaitkan dengan konsekuensi yang bisa langsung dirasakan oleh karyawan. Seringkali penilaian prestasi berdiri terpisah dengan konsekuensi yang mampu memotivasi karyawan. Ada sebagian yang menerapkan konsekuensi penilaian pada gaji yang diterima oleh karyawan. Tetapi belum bisa memenuhi kecepatan umpan balik dalam melakukan perbaikan kinerja.

Penerapan Continuity 360 degree feedback yang optimal, bukan hanya sekedar mendapatkan hasil penilaian kinerja individu, dan umpan balik tentang apa yang perlu dilakukan perbaikan tetapi juga berkaitan dengan konsekuensi positif ( berupa incentive motivation) dan konsekuensi negatif ( fear motivation). Melalui konsekuensi ini maka urgency dalam melakukan perbaikan terjadi dan berpengaruh pada peningkatan kinerja produktifitas individu.

Disamping itu perlu dikaitkan dengan Key Performance Indicator yang menjadi sasaran kerja departemen ( lihat artiket di blog Warehouse). Kecepatan perubahan perlu selaras dengan sasaran bagian, sasaran departemen dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu dalam penerapannya perlu dilakukan Coaching dalam upaya menetapkan action plan, memprediksi hambatan yang akan terjadi, menumbuhkan keyakinan melalui alternatif jalan yang harus dilakukan hingga bisa mencapai apa yang ditetapkan dalam “self improvement program” untuk setiap staff.

Terapkan point-point pokok dalam menciptakan produktifitas kerja perusahaan anda.

Salam sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

“CONTINUITY 360 DEGREE FEEDBACK”

Kita pernah mendengar appraisal dengan “360 degree feedback, dimana penilai adalah atasan, rekan kerja dan bawahan. Untuk membuat penilaian menjadi obyektif maka ditentukan kriteria penilaian yang didesain seobyektif mungkin. Dalam proses penilaiannya sang penilai juga diminta untuk membuat catatan kejadian sebagai dasar penilaiannya selama periode penilaian.

Kata kunci “selama periode penilaian” dan “catatan kejadian” menjadi kendala tersendiri. Persepsi karyawan dan penilai terhadap metode penilaian ini berubah fungsinya. Bilamana individu melakukan kesalahan, tidak mengindahkan perintah atau melakukan kesalahan sikap dan pandangan maka disampaikan pada yang bersangkutan dengan kalimat “nanti akan saya catat di buku catatan kejadian”. Dikarenakan semua bisa menjadi penilai maka terjadilah konflik antar karyawan. Banyak kasus yang terjadi dalam penerapan metode appraisal ini. Hal ini dikarenakan kurang biasa seorang karyawan menerima feedback.

“Buku Catatan Kejadian” dijadikan dasar bagi setiap orang dalam mencatat penyimpangan yang terjadi. Miskonsepsi ini juga menjadi permasalahan tersendiri, dimana seharusnya yang dicatat adalah kesalahan, penyimpangan maupun kejadian dari perilaku prestatif karyawan. Belum lagi masalah mencatat kejadian menjadi tambahan pekerjaan tersendiri bagi karyawan yang tidak terbiasa dalam membuat catatan setiap mengetahui , mengalami kejadian penyimpangan atau performance yang diharapkan.

Sayang sekali metode yang baik ini, seringkali menjadi persoalan tersendiri dalam penerapannya. Dikatakan baik karena karyawan tidak hanya menjadi baik hubungan dan sikapnya terhadap atasan tetapi juga melakukan perubahan sikap yang diharapkan dalam hubungannya dengan rekan kerja dan bawahan. Banyak peluang atas perbaikan yang dibutuhkan oleh karyawan karena ia diharapkan berinteraksi yang baik dalam hubungan kerjanya.

Continuity 360 degree feedback memberikan suatu solusi dalam menerapkan metode appraisal ini. Dengan disain melalui komputer berbasis program excell mampu membantu dalam menghasilkan feedback bagi perbaikan kinerja karyawan ( untuk 45 staff yang dinilai) dan menggunakan visual basic untuk lebih dari 45 staff. Melalui program ini maka penilai tidak perlu membuat catatan kejadian. Pelaksanaan penilaian cukup membutuhkan waktu 20 – 30 menit untuk menilai 7-10 orang. Karena waktunya yang singkat ini maka penilaian ini dapat dilakukan setiap bulan (Continuity), dimana p enilai masih dapat mengingat kejadian penyimpangan dan pencapaian performance individu.

“Continuity”, membuka peluang bagi individu untuk dapat segera melakukan perbaikan kinerjanya. Tidak harus menunggu selama periode penilaian ( 6 bulanan atau tahunan). Prinsip ini sesuai dengan prinsip “5S Umpan Balik (Segera, Spesifik, Sering, Sesuai, Solusi). Perbaikan atas performance yang dinilai kurang semakin cepat dan berpengaruh pada peningkatan kinerja perusahaan.

Selamat menerapkan cara penilaian yang lebih fair untuk peningkatan performance kerja karyawan, bagian dan perusahaan.

Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.