Manajemen kinerja

Bagian 3 : Memberikan umpan balik atas kinerja individual.

Kita paham bahwa perbaikan akan terjadi manakala karyawan mendapatkan umpan balik atas hasil kerjanya. Sistem penilaian kinerja mensyaratkan untuk disampaikannya umpan balik kepada karyawan yang bersangkutan. Namun dalam prakteknya, ada banyak kasus dimana hasil penilaian tidak disampaikan kepada karyawan untuk menghindari timbulnya konflik yang berpengaruh terhadap kinerja tim. Pemikiran yang terlintas adalah menjaga hubungan baik antara atasan dan bawahan, karena masih banyak penilaian yang diterapkan adalah dari atas ke bawah ( top – down). Ada sebagian yang memberikan hasil kesimpulan perbaikannya. Karyawan tergolong pada cukup, baik, baik sekali. Bagi karyawan, kesimpulan akhir yang diberikan, tidak memberikan makna tentang apa yang harus dilakukannya untuk memperbaiki performancenya.

Kekhawatiran konflik antara penilai dan yang dinilai menjadi berkurang manakala menggunakan program “Continuity 360 degree feedback”. Karyawan akan dinilai oleh atasan, rekan kerja dan bawahan serta dirinya juga berhak menilai. Maka dampak yang terjadi adalah karyawan akan melakukan upaya menjalin hubungan yang baik dengan atasan, rekan kerja dan bawahan. Agar konflik tidak muncul maka karyawan yang dinilai tidak mengetahui siapa yang menilai dan hasil penilaian dari masing-masing penilai. Mereka mendapatkan kesimpulan atas kriteria penilaian yang menjadi sumber bagi karyawan dalam meningkatkan kinerjanya.

Penilaian prestasi umumnya dilakukan periodik setahun sekali atau 6 bulanan. Karyawan bisa menunjukkan perubahan sikap dan perilaku manakala penilaian akan dijalankan. Mereka menunjukkan perubahan perilaku disiplin, kepatuhan, komunikasi dan kerjasamanya manakala akan dinilai. Hal ini yang menimbulkan bias penilaian. Penilai cenderung akan menilai perilaku sesaat ini karena itu yang paling dekat dengan sisi emosional penilai.

Perubahan terjadi manakala individu diberikan umpan balik. Umpan balik perlu dilakukan segera agar individu jelas apa yang diharapkan dan masih terlibat sisi emosionalnya manakala kejadiannya baru saja terjadi. Semakin sering umpan balik diberikan maka akan semakin cepat perubahan sikap dan perilaku terjadi. Program “Continuity 360 degree feedback” menerapkan penilaian bulanan sehingga masalah atau penyimpangan yang terjadi dapat segera diumpan balikkan. Pengukuran atas perbaikannya bisa diketahui dalam bulan depan. Oleh karena itu program ini didesain menjadi sederhana bagi penilai, dimana cukup membutuhkan waktu 20 – 30 menit untuk menilai 7 orang. Program berbasis komputer sehingga paperless dan hasil penilaian dapat diketahui pada hari yang sama. Pada hari itu juga yang dinilai bisa memahami apa saja yang kurang dari dirinya dan perlu melakukan perbaikan.

Melalui penilaian bulanan maka disamping dapat segera mengukur komitmen perubahan individu, program ini juga bisa mengukur indeks perbaikan individu. Indeks positif menunjukkan komitmen perubahan yang baik. Indeks negatif menunjukkan individu kurang konsisten mempertahankan perbaikan yang dilakukan. Meskipun nilainya baik tetapi indeks perbaikannya mengalami penurunan maka individu ini perlu mendapatkan perhatian khusus.

Semoga bermanfaat

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution